メールに振り回されたくない

日常の中で感じた悩みと行動

悩み:メールだけであっという間に1日が終わってしまう

行動:メールは出来る限り使わない。
   メールの返信は余った時間で。
   朝イチでメーラーを開かない

解説:
毎朝、メールソフトを開くと30件弱のメールが溜まっています。
帰る前に未読0件にしたはずなのに。前日夜から早朝に届いています。
送る側は自分のメールを珠玉の一通のように書いていることもあるため、すぐに返信がないと電話がかかってきます。
直接顔を見ると、
 メール送った件なんだけどどうかな?
 さっき送っとやつよろしくね。
 忙しそうだからメール見てね。

メール一通、丁寧に書こうと思えば簡単に30分以上かかります。
これはタイピングの問題ではなく。考えるためです。

単純回答のYes/Noであれば問題ないです。秒で返します。
ただし考える時間を強いるタイプのメールは困ります。

例えば
相談に対して否定だけではなく、提案を添えて返す。
質問に対して答えだけではなく、理由を添えて返す。
誤解に対して結論だけではなく、説明を添えて返す。

たまに困った人が現れます。返信がないことを同意ととる人です。
「手順が使いにくいんで変えました。ダメなら返信ください。」
  トラブル発生
「返信なかったんで、問題ないと判断してました。私間違ってましたか?」

一つのメールが1日をつぶすこともあります。
予め予定していたタスクなんて一瞬で吹き飛びます。

ではどうするか。
そこで自分から送るメールの内容をシンプルにすることです。そして出来る限りメールでの問い合わせを減らすべきです。
自分がメールで問い合わせているのに、人からのメールを読まないわけにはいきませんので無視するわけにはいきません。。
自分が積極的にコミュニケーションを取る相手を絞り込み、全員に対して懇切丁寧なメールを書くのをやめることです。

自分自身がまず相手の時間を奪わない。ことを態度で示し、
相手にも自分の時間を奪わないで欲しいという意識を持ってもらうことが重要だと思います。

ちなみに電話も極力使わないほうがいいです。
自分が電話を使えば、相手は電話が許容されていると判断して鬼電話してきます

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